پومودورو

با روش پومودورو زمان‌تان را بهینه و درست مدیریت کنید

برای انجام دادن هر کاری، از نوشتن مقاله‌ برای یک ژورنال گرفته تا دوختن تور‌های ماهیگری، شما باید زمان انجام دادن کارتان را به گونه‌ای تنظیم کنید که کارتان را سریع و درست انجام دهید. برای رسیدن به چنین هدفی روش‌های بسیار زیادی برای مدیریت زمان ایجاد شده است. یکی از بهترین این روش‌ها که شما را در انجام کارهای‌تان بسیار موفق می‌کند پورومودو است.

استفاده از این روش برای انجام کارها بسیار مفید است و موجب می‌شود بازده‌ی کاری شما بالاتر رود. اگر با نوشتن و خواندن سر و کار دارید، این روش تغییر خارق‌العاده‌ای در کارایی‌تان می‌گذارد، علاوه بر این مشکلات نزدیک بینی و آسب رسیدن به چشمان با این روش بسیار کم‌تر می‌شود، چون شما با استراحت‌های کوتاه حین انجام کارها به چشم و مغزتان استراحت می‌دهید.

در آخر این نوشته برنامه‌هایی برای کامپیوتر و گوشی مدیریت زمان به شیوه پومودورو قرار داده شده است.

مدیریت زمان به روش گوجه فرنگی

پومودورو
فرانسیسکو سیرلیو، طراح مدیریت زمان به روش پومودورو

فرانسیسکو سیریلو یکی از دانشحویان ایتالیایی بود که در شهر رم تحصیلاتش را ادامه می‌داد، فرانسیسکو یک عالمه کار روی سرش ریخته بود، باید این کارها را درست و سریع انحام می‌داد، برای این کار نیاز بود تا ذهنش متمرکزتر کند و دقتش را افزایش دهد. نگاهی به چیزهایی که در دست داشت انداخت: کاغذ، خودکار و یک زمان‌سنج آشپزی که برای تنظیم زمان تهیه سس گوجه فرنگی استفاده می‌شد. این وسایل کافی بودند تا فرانسیسکو روش پومودورو (نام یک سس گوجه فرنگی سنتی ایتالیایی) را برای مدیریت زمان طراحی کند.

اصول اولیه تکنیک پومودورو

کار مشخصی که می‌خواهید انجام دهید را تعیین کنید.

زمان‌سنج‌ خود را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید. (به هر ۲۵ دقیقه یک «پومودورو» گفته می‌شود.).

کارتان را شروع کنید، تا اینکه ‌زمان‌سنج به صدا در بیاید، سپس روی کاغذتان کنار آن یک × بگذارید.

۵ دقیقه استراحت کنید.

پس از ۵ دقیقه استراحت، دوباره یک ۲۵ دقیقه‌ی دیگری کارتان را ادامه دهید.

پس از گذراندن ۴ تا ۲۵ دقیقه به خودتان یک استراحت ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای بدهید. همین روال را می‌توانید دوباره تکرار کنید.

پنج مرحله که بهتر است مدیریت زمان به کار ببرید

۱) هر روز قبل از شروع کارتان، کارهایی که می‌خواهید در آن روز انجام دهید را بنوسد و آن‌ها را در لیست کارهایی که باید انجام شوند قرار دهید.

۲) در طول روز، بر کارهای‌تان نظارت کنید، ببینید وقت‌تان صرفت انجام چه کارهایی می‌شود و تمام‌ کردن هر کار چه مدت زمان می‌برد.

۳) در پایان هر روز، نتایج را ثبت کنید. برای خودتان یک بایگانی درست کنید تا بتوانید بدانید وقتتان  چگونه صرف می‌شود.

۴) در پایان هر روز وقتی برای بررسی اختصاص دهید، تا داده‌های خامی که از مرحله دوم به دست آوردید تبدیل به اطلاعات ارزشمند شوند.

۵) ببینید که وقت‌تان را چگونه صرف کردید و تصمیم بگیرید که می‌خواید چطور بهتر زمان‌تان مدیریت شود.

موارد مورد نیاز برای ‏انجام پومودورو

شما به همان ابزارهایی نیاز دارید که فرانسیسکو در دست داشت: کاغذ، خودکار و یک زمان‌سنج آشپزی که برای تنظیم زمان  تهیه‌ی سس گوجه فرنگی استفاده می‌شود.
زمان‌سنج آشپزی: می توانید از نرم افزارهای کامپیوتری یا نرم افزارهای موجود برای موبایل هم استفاده کنید. و یا مانند من از سایت مارینا تایمر استفاده کنید.
مداد
برگه کارهایی که باید انجام شوند.
برگه لیست فعالیت‌ها
برگه ثبت کارها (مراحل «ثبت»، «بررسی» و «بازبینی» در این برگه مدیریت می‌شوند).‏
قوانین تکنیک پومودورو
پومودورو
با روش پومودورو و رعایت قوانین مربوط به آن کارهای‌تان بهینه‌تر انجام می‌شود.
برای تنظیم زمان‌تان به وسله‌ی روش پومودورو از قوانین زیر پیروی کنید:
  • یک پومودورو قابل تجزیه نیست (همیشه 25 دقیقه است).‏
  • اگر یک پومودورو را شروع کردید، اما حواس‌تان پرت شد و مشغول کار دیگری شدید، آن پومودورو در نظر گرفته نمی‌شود.
  • اگر کارتان قبل از ۲۵ دقیقه تمام شد، به بازبینی همان کار ادامه دهید تا زنگ به صدا درآید. ‏
  • اگر کاری را در پنج دقیقه یا کمتر تمام کردید و بازبینی آن ارزش وقت گذاری نداشت، آن را یک پومودورو در نظر نگیرید.‏
  • وقتی زمان‌سنج به صدا درآمد، حتی اگر فکر کردید یکی دو دقیقه دیگر کار تمام می شود، دست از کار بکشید.‏
  • در زمان استراحت ۵ دقیقه‌ای، سعی کنید یک کار مفید انجام دهید. مثلا کمی آب بخورید، حرکات کششی انجام دهید، به چشمان‌تان استراحت دهید و …، این زمان استراحت کوتاه اجازه می‌دهد تا ذهن‌ شما از کاری که به آن مشغول بوده‌اید آزاد شود و آنچه یاد گرفته‌اید به خوبی بفهمید. همچنین موجب می‌شود تا ذهن شما برای پومودوری بعدی آماده شود.
  • اگر کاری بیشتر از پنج تا هفت پومودورو طول کشید، آن را به قسمت‌های کوچک‌تر تجزیه کنید. برای مثال اگر در لیست کارهایی که باید انجام شوند نوشته‌اید «مقاله نوشتن» و برای این کار بیشتر از پنج تا هفت پومودورو لازم است، آن را به این صورت تقسیم کنید: گردآوری منابع، انجام تحقیق برای نوشتن مقاله، نوشتن خلاصه رئوس مطالب، نوشتن پیش نویس، پاک نویس کردن، ویرایش و غلط گیری مقاله.‏
  • اگر کاری کمتر از یک پومودورو وقت نیاز دارد، کارهای کوچک دیگری را پیدا کنید و همه را در یک پومودورو قرار دهید
  • وقتی یک پومودورو آغاز می‌گردد، باید تا زمانی که زنگ به صدا درمی آید روی آن کار تمرکز کنید. با این کار شما خود را عادت می دهید که به مدت ۲۵ دقیقه در یک زمان تمرکز کنید و به کار بپردازید.‏
  • در زنگ تفریح های طولانی‌تر، زمان استراحت ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای، می‌توانید برای خودتان چای، قهوه یا بستنی درست کنید، پیام‌هایی که در شبکه‌هایی اجتماعی برایتان فرستاده شده را کنید، ایمی‌هایتان را ببینید و… .‏
  • همچنین، از زنگ تفریح‌های طولانی ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای برای تمرکز مجدد استفاده کنید. از خودتان بپرسید آیا دو ساعت گذشته را با موفقیت سپری کرده‌اید؟ اگر این طور نیست، سراغ لیست کارهایتان بروید و دوباره آن کارها را انجام دهید.

با وقفه ها چه کار کنیم؟ ‏

وقفه‌ها مسائلی است که شما را مجبور می‌کند تا دست از کارتان بکشید و به آن‌ها برسید، وقفه‌ها یا درونی هستند یا بیرونی.

وقفه های درونی

این وقفه‌ها از درون شما منشا می‌گیرید، برای مثال چیزی ذهن شما را مشغول کرده و باید در اینترنت دنبالش بگردید، یادتان می‌آید که به همکارتان باید زنگ بزنید، تصمیم می‌گیرید میز کارتان را مرتب کنید و …

اگر یک کار فوری پیش آمد، که حواستان را از کاری که در دست داشتید منحرف کرد. روی برگه‌ای که پومودورو های‌تان را ثبت می‌کنید یک () بگذارید. و یکی از کارهای زیر را انجام دهید:

  • اگر واقعا لازم است آن کار را همان روز انجام دهید، آن را در لیست کارهایی که باید انجام شوند، در ستون «برنامه‌ریزی نشده و فوری» بنویسید.‏
  • اگر این کاری است که به راحتی می توانید روز دیگری انجام دهید، آن را در برگه لیست فعالیت ها بنویسید.‏
وقتی که یکی از این کارها را کردید به سراغ کاری که انجام می دادید بروید و تا موقعی که زنگ به صدا درآید، کارتان را ادامه دهید. اگر کاری را در ستون فوری قرار داده‌اید که باید آن را همان روز انجام دهید احتمالاً به ضرر کار دیگری خواهد بود که از قبل برنامه ریزی کرده بودید.‏

وقفه های بیرونی

منشا این وقفه‌ها محیط بیرونی است، برای مثال تلفن زنگ می‌زند، کسی در می‌زند، همکاری وارد اتاق‌تان می‌شود و … . وقتی با این وقفه‌ها روبه‌رو شدید، یک (-) روی برگه ثبت پومودوروهایتان بگذارید.‏
در مورد وقفه‌های بیرونی از روش «اطلاع دادن، عبور کردن و اتخاذ تدبیر» استفاده کنید. به این معنی که به آن فرد اطلاع دهید که در حال انجام کاری هستید و به سرعت برای دوباره برنامه‌ریزی کردن وقفه ایجاد شده، از آن عبور کنید. سپس از همان روشی که برای  وقفه‌های درونی بیان شد، استفاده کنید و در پایان کار یادتان نرود که سراغ آن فرد بروید.‏

چگونه بهینه‌تر از وقت‌تان استفاده کنید

برای تعیین اینکه بر چه چیزی نظارت کنید و آن را ثبت کنید وابسته به این است که چه چیزی می‌خواهید دریافت و مشاهده کنید و چه گزارش‌هایی تهیه کنید. با تعیین هدف می‌توانید درست تصمیم بگیرید که جه فعالیتی را چگونه انجام دهید، چقدر زمان نیاز دارید، و چند تا پومودورو لازم است تا:

  • تحقیقات انجام شود؟
  • خلاصه رئوس مطالب نوشته شود؟
  • پیش‌نویس مطالب نوشته شود؟
  • مطالب پاک‌نویس شود؟
  • مقاله ویرایش و غلط‌گیری شود؟
بعد از اینکه بررسی کردید و دیدید که هر کار چه مقدار زمان نیاز دارد، می‌توانید یکی سری کارهایی انجام دهید که در این زمان معین نتایج بهتری بگیرید. برای مثال پس از اینکه نتایج خود را بررسی کنید، متوجه می‌شوید که  انجام تحقیق برای نوشتن مقاله نیاز به زمان زیادی دارید. می‌توانید هدفی را برای‌تان تعیین کنید که وقت کمتری را به تحقیق اختصاص دهید و راه‌هایی را به این منظور پیدا کنید.‏
کاری دیگری که می‌توانید انجام دهید این است که قوانین روشنی تعیین کنید: قوانینی چون «من برای تحقیق در مورد نوشتن مقاله دو پومودورو وقت می‌گذارم و با هر اطلاعاتی که در آن مرحله به دست آوردم مقاله را می نویسم».‏
فایده‌ای دیگری که بازبنی کارهای انحام شده دارد این است که متوجه می‌شوید که کدام‌ کارها با این که زیاد مهم نیستند وقت شما را زیاد می‌گیرند و از تمرکز‌تان بر روی کارهای اصلی‌تان شما را دور می‌کنند. همچنین  به این موضوع پی خواهید برد که وقتت‌ان را به کارهایی اختصاص می دهید که اهمیت دارند، اما هنگام برنامه‌ریزی روزانه‌یتان آنها را در نظر نگرفته بودید. این موضوع، سرنخ‌های بسیار خوبی به شما می دهد تا بتوانید ببینید وقتتان چگونه استفاده می‌شود.

برنامه‌هایی برای مدیریت زمان به روش پومودورو

با استفاده‌ی شما از این روش مدیریت زمان تغییری بسیار محسوس در کارا‌یی‌تان خواهید دید، امتحان کنید.
منابع:
تکنیک مدیریت زمان گوجه فرنگی
نشریه همشهری شماره ۷

دیدگاه‌تان را بنویسید: